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Die Stadt Essen hat die Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen vollständig auf eine elektronische Bearbeitung umgestellt und bietet Ihnen als Rechnungssteller*in die Möglichkeit, Rechnungen in digitaler Form per E-Mail zu übersenden. Der Empfang von elektronischen Rechnungen ist bei der Stadt Essen mit Hilfe von PDF-Dateien oder dem XRechnung-Format möglich. Durch die Umstellung kann eine schnellere Bearbeitung und Zahlungsabwicklung Ihrer Forderungen erreicht werden.

Rechnung als PDF-Dokument

Die für Rechnungen im PDF-Format eingerichtete E-Mail-Adresse bei der Stadt Essen lautet:

rechnung@finanzbuchhaltung.essen.de

Um eine optimale und zeitnahe Rechnungsbearbeitung in unserem System sicherzustellen, sind hierbei folgende Punkte zu berücksichtigen:

  • Eine Rechnung pro E-Mail:
          Die Rechnung muss zwingend im PDF-Format vorliegen.
            Die Rechnung soll den Zusatz "Rechnung" im Dateinamen enthalten.
  • Anlagen sollen nach Möglichkeit in derselben E-Mail,
         als eigene PDF-Datei,
           mit dem Zusatz "Anlage" im Dateinamen übersandt werden.

In der Rechnung sind verpflichtend die Rechnungseingangsbuchgruppe (kurz REB-Gruppe) sowie – wenn vorhanden – die Bestellnummer mit anzugeben. Diese ist 10-stellig und beginnt mit den Ziffern 42 oder 45.

Die REB-Gruppe erfragen Sie bitte bei dem für Sie zuständigen Fachbereich bzw. bei Ihren Ansprechpartnern bei der Stadt Essen für Ihren Auftrag.

Sämtliche an die Stadt Essen gerichtete Rechnungen (auf Papier oder in digitaler Form) sind an die zentrale Rechnungsadresse zu adressieren:

Stadt Essen/Finanzbuchhaltung
- Zentraler Rechnungseingang -
Fachbereich XXX – REB Gruppe XXX
Postfach 103630
45036 Essen

Auch in diesen Fällen ist in der Rechnung die REB-Gruppe sowie – wenn vorhanden – die Bestellnummer (10-stellig und beginnend mit den Ziffern 42 oder 45) mit anzugeben. Sollten Sie eine Bestellnummer erhalten haben, so vermerken Sie diese bitte deutlich auf der Rechnung.

Das neue XRechnung-Format

Gemäß § 7a des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Nordrhein-Westfalen (EGovG NRW) besteht für öffentliche Auftraggeber ab April 2020 die Verpflichtung, elektronische Rechnungen nach dem neuen XRechnung-Standard zu empfangen. Die technischen Voraussetzungen wurden bei der Stadt Essen nun geschaffen, so dass Rechnungen in dem bundesweit abgestimmten XRechnung-Standard ab sofort angenommen und verarbeitet werden können.

Bei dem neuen Format handelt es sich um eine zusätzliche Möglichkeit, Rechnungen nicht mehr in Papier- oder PDF-Form zu übermitteln. XRechnung stellt ein strukturiertes elektronisches Format auf XML-Basis dar.

Bitte übersenden Sie Rechnungen in dem neuen strukturierten Format ausschließlich an die nachstehende E-Mail Adresse:

XRechnung@finanzbuchhaltung.essen.de

Rechnungen im PDF-Format müssen weiterhin an das folgende, bereits bestehende digitale Postfach gestellt werden:

Rechnung@finanzbuchhaltung.essen.de

Sofern Ihre Behörde, Ihr Unternehmen oder sonstige Organisation an einer Rechnungsstellung in dem neuen Format interessiert ist, bitten wir um Rechnungsstellung unter Angabe der zentralen Leitweg-ID für die Stadt Essen:

05113-31001-15

Gleichzeitig gelten weiterhin die bestehenden Regelungen zu notwendigen Pflichtangaben, die eine zeitnahe Rechnungsbearbeitung sicherstellen.


Rechtsgrundlagen

Gemäß § 7a des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Nordrhein-Westfalen (EGovG NRW)

Zuständige Einrichtungen
Geschäftsbuchhaltung
Porscheplatz 1
45127 Essen
Tel: +49 201 8821171
Fax: +49 201 8821189
E-Mail: geschaeftsbuchhaltung@essen.de
Finanzbuchhaltung und Stadtsteueramt
Zuständige Kontaktpersonen

Herr Kerrinnes 1. Sachbearbeiter 21-1-11 bis 21-1-14

Tel.:
+49 201 88-21171

Herr Wellekötter Stellv. 1 Sachbearbeiter

Tel.:
+49 201 88-21177
E-Mail:
mathias.wellekoetter@finanzbuchhaltung.essen.de

Herr Michael Müllenhoff Sachbearbeiter*in mit besonderen Aufgaben

Tel.:
+49 201 88-21160

Frau Wiemers Sachbearbeiter*in mit besonderen Aufgaben

Tel.:
+49 201 88-21181

Frau Baesch Sachbearbeiter*in

Tel.:
+49 201 88-21154
E-Mail:
andrea.baesch@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau Benning Sachbearbeiter*in

Tel.:
+49 201 88-21183
E-Mail:
diana.benning@finanzbuchhaltung.essen.de

Herr Hauptmann Sachbearbeiter*in

E-Mail:
christoph.hauptmann@finanzbuchhaltung.essen.de

Herr Korth Sachbearbeiter*in

Tel.:
+49 201 88-21161
E-Mail:
martin.korth@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau Kühnapfel Sachbearbeiter*in

Tel.:
+49 201 88-21153
E-Mail:
anja.kuehnapfel@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau Rekelkamm Sachbearbeiter*in

Tel.:
+49 201 88-21182
E-Mail:
bianca.rekelkamm@finanzbuchhaltung.essen.de

Herr Riek Sachbearbeiter*in

Tel.:
+49 201 88-21149
E-Mail:
sascha.riek@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau Rosenbaum Sachbearbeiter*in

Frau Trebes Sachbearbeiter*in

Tel.:
+49 201 88-21152

Frau Winkler Sachbearbeiter*in

Tel.:
+49 201 88-21164

Frau Itjajkine Sachbearbeiter*in für den FB 56

Tel.:
+49 201 88-21174
E-Mail:
christina.itjajkine@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau Schaffrinna Sachbearbeiter*in für den FB 56

Tel.:
+49 201 88-21147
E-Mail:
bianca.schaffrinna@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau Dorsch Sachbearbeiter*in

Tel.:
+49 201 88-21179
E-Mail:
monika.dorsch@finanzbuchhaltung.essen.de

Herr Hanoschek Sachbearbeiter*in

Frau Hopf Sachbearbeiter*in

Tel.:
+49 201 88-21172
E-Mail:
monika.hopf@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau Kordel Sachbearbeiter*in

Tel.:
+49 201 88-21167

Frau Kutzki Sachbearbeiter*in

Tel.:
+49 201 88-21173
E-Mail:
birgit.kutzki@finanzbuchhaltung.essen.de

Herr Neumann Sachbearbeiter*in

E-Mail:
thilo.neumann@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau Schwarz Sachbearbeiter*in

Tel.:
+49 201 88-21178
E-Mail:
maria.schwarz@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau Simon Sachbearbeiter*in

Tel.:
+49 201 88-21166
E-Mail:
bettina.simon@finanzbuchhaltung.essen.de
Elektronisches Rechnungseingangsbuch

Rechnung als PDF-Dokument

Die für Rechnungen im PDF-Format eingerichtete E-Mail-Adresse bei der Stadt Essen lautet:

rechnung@finanzbuchhaltung.essen.de

Um eine optimale und zeitnahe Rechnungsbearbeitung in unserem System sicherzustellen, sind hierbei folgende Punkte zu berücksichtigen:

  • Eine Rechnung pro E-Mail:
          Die Rechnung muss zwingend im PDF-Format vorliegen.
            Die Rechnung soll den Zusatz "Rechnung" im Dateinamen enthalten.
  • Anlagen sollen nach Möglichkeit in derselben E-Mail,
         als eigene PDF-Datei,
           mit dem Zusatz "Anlage" im Dateinamen übersandt werden.

In der Rechnung sind verpflichtend die Rechnungseingangsbuchgruppe (kurz REB-Gruppe) sowie – wenn vorhanden – die Bestellnummer mit anzugeben. Diese ist 10-stellig und beginnt mit den Ziffern 42 oder 45.

Die REB-Gruppe erfragen Sie bitte bei dem für Sie zuständigen Fachbereich bzw. bei Ihren Ansprechpartnern bei der Stadt Essen für Ihren Auftrag.

Sämtliche an die Stadt Essen gerichtete Rechnungen (auf Papier oder in digitaler Form) sind an die zentrale Rechnungsadresse zu adressieren:

Stadt Essen/Finanzbuchhaltung
- Zentraler Rechnungseingang -
Fachbereich XXX – REB Gruppe XXX
Postfach 103630
45036 Essen

Auch in diesen Fällen ist in der Rechnung die REB-Gruppe sowie – wenn vorhanden – die Bestellnummer (10-stellig und beginnend mit den Ziffern 42 oder 45) mit anzugeben. Sollten Sie eine Bestellnummer erhalten haben, so vermerken Sie diese bitte deutlich auf der Rechnung.

Das neue XRechnung-Format

Gemäß § 7a des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Nordrhein-Westfalen (EGovG NRW) besteht für öffentliche Auftraggeber ab April 2020 die Verpflichtung, elektronische Rechnungen nach dem neuen XRechnung-Standard zu empfangen. Die technischen Voraussetzungen wurden bei der Stadt Essen nun geschaffen, so dass Rechnungen in dem bundesweit abgestimmten XRechnung-Standard ab sofort angenommen und verarbeitet werden können.

Bei dem neuen Format handelt es sich um eine zusätzliche Möglichkeit, Rechnungen nicht mehr in Papier- oder PDF-Form zu übermitteln. XRechnung stellt ein strukturiertes elektronisches Format auf XML-Basis dar.

Bitte übersenden Sie Rechnungen in dem neuen strukturierten Format ausschließlich an die nachstehende E-Mail Adresse:

XRechnung@finanzbuchhaltung.essen.de

Rechnungen im PDF-Format müssen weiterhin an das folgende, bereits bestehende digitale Postfach gestellt werden:

Rechnung@finanzbuchhaltung.essen.de

Sofern Ihre Behörde, Ihr Unternehmen oder sonstige Organisation an einer Rechnungsstellung in dem neuen Format interessiert ist, bitten wir um Rechnungsstellung unter Angabe der zentralen Leitweg-ID für die Stadt Essen:

05113-31001-15

Gleichzeitig gelten weiterhin die bestehenden Regelungen zu notwendigen Pflichtangaben, die eine zeitnahe Rechnungsbearbeitung sicherstellen.

Rechnung, Rechnungen, eRechnung, E-Rechnung, Zugferd, XRechnung, digitale Rechnung, Digitalrechnung, Leitweg, Leitweg-ID, LeitwegID https://service.essen.de:443/detail/-/vr-bis-detail/dienstleistung/42941/show
Geschäftsbuchhaltung
Porscheplatz 1 45127 Essen
Telefon +49 201 8821171
Fax +49 201 8821189

Herr

Kerrinnes

1. Sachbearbeiter 21-1-11 bis 21-1-14

+49 201 88-21171

Herr

Wellekötter

Stellv. 1 Sachbearbeiter

+49 201 88-21177
mathias.wellekoetter@finanzbuchhaltung.essen.de

Herr

Michael

Müllenhoff

Sachbearbeiter*in mit besonderen Aufgaben

+49 201 88-21160

Frau

Wiemers

Sachbearbeiter*in mit besonderen Aufgaben

+49 201 88-21181

Frau

Baesch

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21154
andrea.baesch@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau

Benning

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21183
diana.benning@finanzbuchhaltung.essen.de

Herr

Hauptmann

Sachbearbeiter*in

christoph.hauptmann@finanzbuchhaltung.essen.de

Herr

Korth

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21161
martin.korth@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau

Kühnapfel

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21153
anja.kuehnapfel@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau

Rekelkamm

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21182
bianca.rekelkamm@finanzbuchhaltung.essen.de

Herr

Riek

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21149
sascha.riek@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau

Rosenbaum

Sachbearbeiter*in

Frau

Trebes

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21152

Frau

Winkler

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21164

Frau

Itjajkine

Sachbearbeiter*in für den FB 56

+49 201 88-21174
christina.itjajkine@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau

Schaffrinna

Sachbearbeiter*in für den FB 56

+49 201 88-21147
bianca.schaffrinna@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau

Dorsch

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21179
monika.dorsch@finanzbuchhaltung.essen.de

Herr

Hanoschek

Sachbearbeiter*in

Frau

Hopf

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21172
monika.hopf@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau

Kordel

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21167

Frau

Kutzki

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21173
birgit.kutzki@finanzbuchhaltung.essen.de

Herr

Neumann

Sachbearbeiter*in

thilo.neumann@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau

Schwarz

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21178
maria.schwarz@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau

Simon

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21166
bettina.simon@finanzbuchhaltung.essen.de
Finanzbuchhaltung und Stadtsteueramt
Porscheplatz 1 45127 Essen
Telefon +49 201 8821888
Fax +49 201 8821142

Herr

Kerrinnes

1. Sachbearbeiter 21-1-11 bis 21-1-14

+49 201 88-21171

Herr

Wellekötter

Stellv. 1 Sachbearbeiter

+49 201 88-21177
mathias.wellekoetter@finanzbuchhaltung.essen.de

Herr

Michael

Müllenhoff

Sachbearbeiter*in mit besonderen Aufgaben

+49 201 88-21160

Frau

Wiemers

Sachbearbeiter*in mit besonderen Aufgaben

+49 201 88-21181

Frau

Baesch

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21154
andrea.baesch@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau

Benning

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21183
diana.benning@finanzbuchhaltung.essen.de

Herr

Hauptmann

Sachbearbeiter*in

christoph.hauptmann@finanzbuchhaltung.essen.de

Herr

Korth

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21161
martin.korth@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau

Kühnapfel

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21153
anja.kuehnapfel@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau

Rekelkamm

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21182
bianca.rekelkamm@finanzbuchhaltung.essen.de

Herr

Riek

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21149
sascha.riek@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau

Rosenbaum

Sachbearbeiter*in

Frau

Trebes

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21152

Frau

Winkler

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21164

Frau

Itjajkine

Sachbearbeiter*in für den FB 56

+49 201 88-21174
christina.itjajkine@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau

Schaffrinna

Sachbearbeiter*in für den FB 56

+49 201 88-21147
bianca.schaffrinna@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau

Dorsch

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21179
monika.dorsch@finanzbuchhaltung.essen.de

Herr

Hanoschek

Sachbearbeiter*in

Frau

Hopf

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21172
monika.hopf@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau

Kordel

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21167

Frau

Kutzki

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21173
birgit.kutzki@finanzbuchhaltung.essen.de

Herr

Neumann

Sachbearbeiter*in

thilo.neumann@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau

Schwarz

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21178
maria.schwarz@finanzbuchhaltung.essen.de

Frau

Simon

Sachbearbeiter*in

+49 201 88-21166
bettina.simon@finanzbuchhaltung.essen.de