Elektronisches Rechnungseingangsbuch

Hinweis zur IT-Sicherheit Alle Rechnungen und Gutschriften an die Stadt Essen müssen an den zentralen Rechnungseingang übersandt werden. PDF-Belege an rechnung@finanzbuchhaltung.essen.de XRechnungs-Belege an xrechnung@finanzbuchhhaltung.essen.de Die Stadt Essen wird Sie niemals per E-Mail auffordern, Rechnungen elektronisch an abweichende Adressen zu übersenden. Sollten Sie eine derartige Aufforderung per E-Mail erhalten, handelt es sich um einen Phishing-Versuch.

Die Stadt Essen hat die Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen vollständig auf eine elektronische Bearbeitung umgestellt und bietet Ihnen als Rechnungssteller*in die Möglichkeit, Rechnungen in digitaler Form per E-Mail zu übersenden. Der Empfang von elektronischen Rechnungen ist bei der Stadt Essen mit Hilfe von PDF-Dateien oder dem XRechnung-Format möglich. Durch die Umstellung kann eine schnellere Bearbeitung und Zahlungsabwicklung Ihrer Forderungen erreicht werden.

Rechnung als PDF-Dokument

Die für Rechnungen im PDF-Format eingerichtete E-Mail-Adresse bei der Stadt Essen lautet:

rechnung@finanzbuchhaltung.essen.de

Um eine optimale und zeitnahe Rechnungsbearbeitung in unserem System sicherzustellen, sind hierbei folgende Punkte zu berücksichtigen:

• Eine Rechnung pro E-Mail:
        Die Rechnung muss zwingend im PDF-Format vorliegen.
          Die Rechnung soll den Zusatz "Rechnung" im Dateinamen enthalten.
• Anlagen sollen nach Möglichkeit in derselben E-Mail,
       als eigene PDF-Datei,
         mit dem Zusatz "Anlage" im Dateinamen übersandt werden.

In der Rechnung sind verpflichtend die Rechnungseingangsbuchgruppe (kurz REB-Gruppe) sowie – wenn vorhanden – die Bestellnummer mit anzugeben. Diese ist 10-stellig und beginnt mit den Ziffern 42 oder 45.

Die REB-Gruppe erfragen Sie bitte bei dem für Sie zuständigen Fachbereich bzw. bei Ihren Ansprechpartnern bei der Stadt Essen für Ihren Auftrag.

Sämtliche an die Stadt Essen gerichtete Rechnungen (auf Papier oder in digitaler Form) sind an die zentrale Rechnungsadresse zu adressieren:

Stadt Essen/Finanzbuchhaltung
- Zentraler Rechnungseingang -
Fachbereich XXX – REB Gruppe XXX
Postfach 103630
45036 Essen

Auch in diesen Fällen ist in der Rechnung die REB-Gruppe sowie – wenn vorhanden – die Bestellnummer (10-stellig und beginnend mit den Ziffern 42 oder 45) mit anzugeben. Sollten Sie eine Bestellnummer erhalten haben, so vermerken Sie diese bitte deutlich auf der Rechnung.

Das neue XRechnung-Format

Gemäß § 7a des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Nordrhein-Westfalen (EGovG NRW) besteht für öffentliche Auftraggeber ab April 2020 die Verpflichtung, elektronische Rechnungen nach dem neuen XRechnung-Standard zu empfangen. Die technischen Voraussetzungen wurden bei der Stadt Essen nun geschaffen, so dass Rechnungen in dem bundesweit abgestimmten XRechnung-Standard ab sofort angenommen und verarbeitet werden können.

Bei dem neuen Format handelt es sich um eine zusätzliche Möglichkeit, Rechnungen nicht mehr in Papier- oder PDF-Form zu übermitteln. XRechnung stellt ein strukturiertes elektronisches Format auf XML-Basis dar.

Bitte übersenden Sie Rechnungen in dem neuen strukturierten Format ausschließlich an die nachstehende E-Mail Adresse:

XRechnung@finanzbuchhaltung.essen.de

Rechnungen im PDF-Format müssen weiterhin an das folgende, bereits bestehende digitale Postfach gestellt werden:

Rechnung@finanzbuchhaltung.essen.de

Sofern Ihre Behörde, Ihr Unternehmen oder sonstige Organisation an einer Rechnungsstellung in dem neuen Format interessiert ist, bitten wir um Rechnungsstellung unter Angabe der zentralen Leitweg-ID für die Stadt Essen:

05113-31001-15

Gleichzeitig gelten weiterhin die bestehenden Regelungen zu notwendigen Pflichtangaben, die eine zeitnahe Rechnungsbearbeitung sicherstellen.

Zuständige Mitarbeiter*innen