Im Zuge der Modernisierung der Verwaltungsprozesse hat die Stadt Essen den Rechnungseingang auf rein digitale Verfahren umgestellt. Eine Bearbeitung ist rechtlich nur noch über die vorgesehenen digitalen Kanäle möglich – sofern keine gesetzlichen Ausnahmeregelungen greifen. Bitte beachten Sie daher die folgenden verbindlichen Vorgaben für Ihre Rechnungsstellung.

Hinweise zum Rechnungseingang

Zur Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben des § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) sowie zur effizienten Bearbeitung von Eingangsrechnungen empfängt die Stadt Essen elektronische Rechnungen ausschließlich über die nachstehend aufgeführten Eingangskanäle.

Zulässige zentrale Eingangskanäle

Bitte beachten Sie: PDF-Rechnungen stellen laut UStG keine elektronischen Rechnungen mehr dar und werden nur noch bis zum 14. Dezember 2026 akzeptiert. Lediglich bei den gesetzlichen Ausnahmesachverhalten laut UStG können noch darüber hinaus PDF-Belege übersandt werden. Bitte passen Sie daher Ihre Rechnungserstellung schnellstmöglich an die aktuellen gesetzlichen Vorgaben an. 

Elektronische Rechnungen sollen auf den folgenden Wegen übermittelt werden:

• Als ZUGFeRD-Rechnung und XRechnung an die hierfür eingerichtete E-Mail-Adresse:

          rechnung@finanzbuchhaltung.essen.de

• Alternativ können Belege über das Rechnungseingangsportal des Landes Nordrhein-Westfalen eingereicht werden. Link zum Rechnungseingangsportal des Landes Nordrhein-Westfalen: E-Rechnung in NRW | Vergabe.NRW

Bitte verwenden Sie ausschließlich die genannten Übermittlungswege. Der Versand von Rechnungen an persönliche E-Mail-Adressen von Mitarbeitenden oder an andere Funktionspostfächer ist nicht zulässig.

Pflichtangaben zur elektronischen Rechnungssteuerung

Für eine schnelle und medienbruchfreie Verarbeitung Ihrer Rechnungen sind die nachfolgenden Pflichtangaben erforderlich:  

Unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen können nicht verarbeitet werden und müssen zur Korrektur zurückgewiesen werden. Sollten Ihnen die Pflichtangaben nicht bekannt sein, wenden Sie sich bitte an den beauftragenden Fachbereich der Stadt Essen.

Weitere Hinweise zur Rechnungsübermittlung

Bitte beachten Sie, dass jede E-Mail an den zentralen Rechnungseingang nur ein Rechnungsdokument enthalten darf. Rechnungsbegründende Unterlagen, wie beispielsweise Lieferscheine oder Stundennachweise, sind als Anlage zulässig. Der Dateiname muss in diesem Fall den Begriff „Anlage" enthalten. Aktive, eingebettete Links auf Rechnungen führen außerdem dazu, dass diese wegen eines erhöhten Gefährdungspotenzials automatisch abgewiesen werden. Des Weiteren beträgt die maximal zulässige Größe einer E-Mail 20 MB. Schriftstücke, die keine Rechnung, Rechnungskorrektur oder Gutschrift darstellen, versenden Sie bitte weiterhin an die Ihnen bekannten Kontaktpersonen bei der Stadt Essen.

Sonstige Rechnungen

Rechnungen, die nicht den Anforderungen an eine elektronische Rechnung nach § 14 UStG entsprechen (z. B. Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen ohne strukturierten Datensatz), gelten als sonstige Rechnungen. Der Empfang sonstiger Rechnungen ist nur in den gesetzlich vorgesehenen Ausnahmefällen zulässig. Außerhalb dieser Ausnahmen sind Rechnungen per E-Mail als elektronische Rechnung im Format ZUGFeRD beziehungsweise XRechnung oder über das NRW-Rechnungsportal einzureichen.

Pflichtangaben zur Rechnungsanschrift

Bitte adressieren Sie auf den Belegen Ihrer elektronischen oder sonstigen Rechnungen ausschließlich wie folgt:

Stadt Essen/Finanzbuchhaltung 
- Zentraler Rechnungseingang -
Fachbereich XXX – REB Gruppe XXX
Postfach 103630
45036 Essen

Die REB-Gruppe wird Ihnen durch den auftraggebenden Fachbereich mitgeteilt. Sofern Ihnen eine optionale Bestellnummer der Stadt Essen bekannt ist, geben Sie diese bitte auch immer bei sonstigen Rechnungen an.

Zahlungserinnerungen und Mahnungen

Sollte es zu Verzögerungen bezüglich der Rechnungsbegleichung kommen, wenden Sie sich bitte zunächst an den auftraggebenden Fachbereich der Stadt Essen. Zahlungserinnerungen und Mahnungen sind bitte an die nachstehende E-Mailadresse zu senden:

Geschaeftsbuchhaltung@essen.de

Wichtiger Hinweis zur IT-Sicherheit

Die Stadt Essen fordert Sie niemals per E-Mail dazu auf, Rechnungen künftig an eine andere als die auf dieser Internetseite veröffentlichte E-Mail-Adresse zu übersenden. Sollten Sie eine entsprechende Nachricht erhalten, prüfen Sie diese bitte sorgfältig und wenden Sie sich in jedem Fall an die nachstehende E-Mailadresse:

Geschaeftsbuchhaltung@essen.de

Hinweis zum Datenschutz bei der Rechnungsstellung

Bitte übermitteln Sie auf Rechnungen nur die für die Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung erforderlichen personenbezogenen Daten. Zudem bitten wir Sie, keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Diagnosen, Gesundheitsdaten oder Angaben zum Gesundheitszustand) zu übermitteln, soweit diese für die Rechnungsstellung nicht zwingend erforderlich sind. Sollten weitergehende Informationen für die fachliche Prüfung notwendig sein, stimmen Sie den Übermittlungsweg bitte vorab mit dem auftraggebenden Fachbereich der Stadt Essen ab.

Rückfragen

Bei Fragen zum elektronischen Rechnungseingang wenden Sie sich bitte an die Geschäftsbuchhaltung der Stadt Essen:
Zuständige Mitarbeiter*innen

Die Durchführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung erfolgt auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen des § 14 Umsatzsteuergesetzes (UStG) in Verbindung mit § 7a des E-Government-Gesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (EGovG NRW).